Logo: Euroopan unioni - Euroopan aluekehitysrahasto
Vipuvoimaa EU:lta 2014-2020
Logo: Uudenmaan liitto / Nylands Forbund
Logo: Varsinais-Suomen Liitto
Logo: Helsinki
Logo: Forum Virium Helsinki
Logo: Enter Espoo
Logo: Turku Business Region

Datapilotti paljasti tapahtumien vaikutukset alueiden toimijoihin

Pilottitutkimus osoitti, että datan avulla tapahtumajärjestelyjä voidaan sujuvoittaa ja kehittää entistä paremmiksi. Kaikki tapahtumien järjestämiseen osallistuvat tahot, kuten ravintolat, kaupungit ja majoituspalvelut, hyötyvät datan tarjoamista mahdollisuuksista.

Tapahtumat ovat tärkeitä ja niillä on iso merkitys matkailulle ja kohdealueelle. Ne tuovat paikalle merkittävän määrän vierailijoita paitsi osallistumaan itse tapahtumaan myös yöpymään, syömään, ostoksille ja tutustumaan alueen palveluihin, nähtävyyksiin ja muihin kohteisiin.

Kestävää nostetta matkailuyrityksiin: Etelä-Suomi -hankkeessa Forum Virium Helsinki toteutti kesällä 2023 pilottitutkimuksen, jonka tavoitteena on auttaa matkailukohteen tapahtumatuottajia ja matkailuyrityksiä tapahtumatiedon keräämisessä, analysoinnissa ja hyödyntämisessä. Toteutuksessa hyödynnettiin Salmi Platformin analyysialustaa, jonka avulla kerätään tapahtumien kävijä- ja vaikuttavuustietoa. Espoossa heinäkuussa järjestetyt U23-sarjan yleisurheilun Euroopan mestaruuskilpailut ja JVG:n elokuinen stadionkonsertti Helsingissä toimivat pilotin testitapahtumina.

“Tyypillisesti haasteena on tapahtumiin liittyvän faktatiedon puute sekä tapahtumista syntyvän hyödyn jakaminen koko sille verkostolle, joka tapahtuman toteuttamiseen osallistuu. Tässä pilotissa asiaa ratkottiin yhdessä tapahtumajärjestäjien ja alueorganisaatioiden kanssa”, kertovat Marko Filenius Tridea Oy:sta ja Wille Markkanen Salmi Platformista. Yritykset vastasivat pilotissa datan keräämisestä ja analysoinnista.

Data osoittaa kehityskohteet

Pilotissa seurattiin matkailuyritysten digitaalisen viestinnän kanavia. Saadun datan avulla haluttiin ymmärtää, miten aktiivisesti sidosryhmät osallistuvat tapahtuman valmisteluun, miten viestintä tavoittaa yleisöä ja miten viestintä vaikuttaa muun muassa lipunmyyntiin.

Yleisurheilukilpailujen ja stadionkonsertin aikana toteutettiin lisäksi laaja kysely, jolla selvitettiin osallistujien rahankäyttöä, hiilijalanjälkeä ja asiakaskokemusta. Kyselyyn kerättiin vastauksia QR-koodin, somen ja verkkosivujen kautta sekä tapahtuman aikana että sen jälkeen.

”Oli mielenkiintoista selvittää kansainvälisen urheilutapahtuman taloudellisen vaikutuksen merkitystä kaupungille sekä sitä, millaisena matkailu- ja tapahtumakaupunkina Espoo koetaan”, Visit Espoon matkailujohtaja Miikka Valo kertoo.

Tapahtumista kerätyn datan analyysi paljasti, että molemmat tapahtumat onnistuivat kokonaisuuksina erittäin hyvin. Analyysin yhteydessä havaittiin myös kehittämiskohteita, jotka liittyivät muun muassa ruokailuun, liikkumiseen ja kulunvalvontaan tapahtuma-alueilla. Digitaalisen viestinnän osalta paljastui esimerkiksi, että yhteistyökumppaneiden näkyvyyttä kannattaa jatkossa kehittää.

Kokeilu rohkaisee keräämään dataa jatkossakin

Pilotin pohjalta rakennetaan toimintamalli ja suositukset, miten dataa voisi hyödyntää vastaavissa tapahtumajärjestelyissä jatkossa. Tavoitteena on aktivoida yritysverkostoja yhteistyöhön ja hyödyntämään yhteistä dataa. Tämä lisää yritysten liiketoimintamahdollisuuksia ja auttaa toiminnan kehittämisessä. Kaikki tapahtumien järjestämiseen osallistuvat  sidosryhmät hyötyvät yhteisestä mallista ja datasta, ja voivat tukea toinen toistaan prosessin aikana.

Tapahtumadatapilotti vastaa Kestävää nostetta matkailuyrityksiin: Etelä-Suomi -hankkeen yhteen tavoitteeseen, jonka mukaisesti matkailualueiden tiedolla johtamista halutaan kehittää. Pilotissa asiakasdatan avulla haettiin laajempaa ja laadullisempaa ymmärrystä alueen kävijöistä ja tapahtuman vaikuttavuudesta kaupungeille.

Pilottiprojektien toteutuksessa olivat mukana tapahtumajärjestäjistä U23-kisaorganisaatio ja Fullsteam, alueorganisaatioista Visit Espoo ja Helsingin kaupungin matkailuyksikkö sekä asiantuntijoista FlowHouse OyTridea Oy ja Salmi Platform Oy.

 

Lisätietoja:

Tiina Inki, projektipäällikkö

Forum Virium Helsinki

tiina.inki@forumvirium.fi

 

Edellinen artikkeli
Kolme tiedolla johtamista tukevaa ratkaisua matkailuyrityksille